E-Mail-Marketing: Sieben Regeln für erfolgreiche Mailings und Newsletter

Professionelles E-Mail-Marketing sollte ein fester Bestandteil eures Marketingkonzepts sein. Denn mit Mailings und Newslettern erreichen Unternehmen kosteneffizient, gut messbar und mit geringem Personalaufwand ihre Zielgruppen. Auch wenn Social Media als Verbreitungskanal für Produkt- und Firmennews immer populärer werden, gehört das E-Mail-Marketing noch immer zu den wichtigsten Instrumenten der Kundenaktivierung. Wie man das Marketing mit Mailings und Newslettern etabliert und welche sieben Regeln ihr für das erfolgreiche E-Mail-Marketing beachten solltet, erklären wir euch in diesem Beitrag.

 

Regel 1: Strategie und Konzept entwickeln

Am Anfang steht – wie so oft – die Strategie. Sie ist die wichtigste Voraussetzung, um später Erfolge mit Mailings und Newslettern einfahren zu können. Aber keine Sorge, das Erstellen der grundlegenden Strategie ist nicht sonderlich kompliziert. Es geht eigentlich nur darum, Ziele zu definieren und Meilensteine des zukünftigen E-Mail-Marketings festzulegen. Dafür müsst ihr euch fragen, welches Ziel ihr erreichen möchtet: Wollt ihr neue Kunden gewinnen, bestehende Kundenbeziehungen festigen, den Umsatz steigern, eure Webseite promoten, neue oder Dienstleistungen vorstellen,… Wenn ihr eure Ziele definiert habt, könnt ihr im nächsten Schritt wichtige Kennzahlen festlegen. So könntet ihr euch beispielsweise fragen, wieviele neue Newsletter-Abonennten ihr in einer bestimmten Zeit gewinnen möchtet. Kleiner Tipp: Eure Ziele sollten unbedingt s-m-a-r-t sein, also: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert.

Weitere – für das Konzept wichtige – Fragen sind:

• Wen wollt ihr erreichen? Wer ist eure Zielgruppe?
• Wofür wollt ihr die Mailings oder den Newsletter einsetzetzen (Dialog, Umsatzsteigerung, Produktvorstellung,..)?
• Was sollen die Inhalte der Mailings sein (redaktionelle Beiträge, Produkte, Aktionen,…)?
• Wie hoch soll die Sendefrequenz sein?
• Wie sammelt ihr neue Adresse, um den Kreis der Empfänger und somit eure Reichsweite weiter zu erhöhen?

 

Regel 2: Agiert auf jeden Fall absolut seriös und nutzt das Double-Opt-In-Verfahren

Seriöses E-Mail-Marketing bedeutet, dass ihr rechtlich einwandfrei vorgeht. Dazu gehört vor allem eine nachweisbare Einwilligung der Empfänger, dass ihr bzw. euer Unternehmen ihnen werbende E-Mails schicken dürft. Das gilt für den B2C- ebenso wie für den B2B-Bereich. Deshalb solltet ihr beim Aufbau eines Verteilers zwingend darauf achten, dass ihr eine ausdrückliche Einwilligung von jedem Empfänger einholt. Diesbezüglich hat sich das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren bewährt. Bestandteil dieser Vorgehensweise ist die ausdrückliche Zustimmung der Empfänger. Konkret bedeutet das: Der Adressat muss aktiv werden (und zum Beispiel ein Häkchen setzen), sein Einverständnis muss gesondert (also unabhängig von anderen Erklärungen) erfolgen und es muss deutlich und hinreichend definiert sein, für was die Zustimmung gilt.

In diesem Zusammenhang müsst ihr auch auf den Datenschutz und das Widerspruchsrecht achten. Vor allem der letzte Hinweis ist wichtig, da in jedem versendeten E-Mailing ein Abmeldelink enthalten sein muss.

Auch das Impressum solltet ihr nicht vergessen.

 

Regel 3: Versendet relevante Inhalte und langweilt eure Empfänger nicht

Deshalb ist die Strategie so wichtig: Nur wenn ihr genau wisst, wer eure Zielgruppe ist und diese entsprechend definiert habt, könnt ihr diesen Empfängerkreis auch mit relevanten Informationen versorgen. Denn je höher die Relevanz für den jeweiligen Leser ist, desto eher ist dieser geneigt, sich mit euren Informationen und Inhalten auseinanderzusetzen. Die Qualität eures E-Mailings erhöht ihr durch

• eine Betreffzeile, die zum Öffnen des Mailings anregt: Eine perfekte Betreffzeile für E-Mailings und Newsletter hat – so fand eine aktuelle Studie von Retention Science heraus – zwischen sechs bis zehn Wörtern. Mailings mit Betreffzeilen in dieser Länge wurden von 21 Prozent der Empfänger geöffnet. Andere Betrefflängen waren deutlich weniger effektiv. Vermeidet aber bitte Euro- oder Ausrufezeichen sowie Sätze in GROSSBUCHSTABEN – sonst macht ihr ungewollt Bekanntschaft mit Spam- und Phishingfiltern…
• Inhalte, die den Erwartungen eurer Leserschaft (in diesem Falle also der Zielgruppe) entsprechen: Eure Inhalte sollten auf jeden Fall aktuell sein und möglichst auch einen Mehrwert bieten. Diesen Mehrwert könnt ihr selbstverständlich auch über den inhaltlichen Aspekt hinaus steigern, indem ihr den Empfängern exklusive Inhalte, Gutscheine oder Rabatte anbietet.

 

Regel 4: Personalisiert eure E-Mailings

Personalisierung bedeutet hier nicht nur die persönliche und somit vertraute Ansprache in der Einleitung und/oder der Betreffzeile. Vielmehr solltet ihr gleich bei der Newsletter-Anmeldung erfassen, was eure Abonennten am meisten interessiert bzw. was sie am liebsten lesen und wann sie euer E-Mailing gerne bekommen möchten. Denn das wichtigste Ziel im E-Mail-Marketing ist es, den Empfängern zum richtigen Zeitpunkt die relevantesten Inhalte zukommen zu lassen. Klingt ganz einfach, ist es aber nicht. Umso wichtiger ist Regel Nummer fünf.

 

Regel 5: Schreibt für die jeweilige Zielgruppe – und zwar so, dass sie euch versteht

Neben den richtigen (weil relevanten) Themen hängt der Erfolg eurer E-Mailings und Newsletter auch davon ab, ob eure Leserschaft euch versteht. Mailingtexte dienen nämlich nur sehr bedingt dazu,  zu beweisen, wieviel Fachwissen ihr mitbringt. Überfordert ihr eure jeweilige Zielgruppe klickt sie weg.

Vermeidet deshalb unbedingt

• komplizierte Fachbegriffe oder ein Übermaß an Fremdwörtern
• langweilige Nominalkonstruktionen
• zu lange Sätze (mit mehr als 20 Wörtern)
• überlange Abhandlungen, die weder strukturiert noch vernünftig formatiert sind

Besser ist es

• mit Zwischenüberschriften zu arbeiten
• Aufzählungen zu nutzen
• wichtige Textelemente zu unterstreichen, um sie hervorzuheben
• wichtige Aspekte gleich zu Anfang nennen
• einen aktiven Schreibstil zu pflegen und Passiv-Konstruktionen zu vermeiden
• bildhaft und einprägsam zu schreiben

 

Regel 6: Gestaltet E-Mailings oder Newsletter ansprechend

Macht es euren Adressaten so einfach wie möglich und verwirrt sie nicht durch eine unübersichtliche Gestaltung. Eure E-Mailings sollten deshalb am besten passend zu den Zielseiten in eurem Corporate Design gestaltet sein. Erspart euren Abonnenten ausgefallene Schriftfarben oder -größen. Wenn ihr Bilder verwendet, achtet auch darauf, wie das Mailing aussieht, wenn ein Mailprogramm mit eingeschalteter Bilduntersdrückung arbeitet. Verwendet deshalb stets aussagekräftige Alternativtexte.

Ebenfalls wichtig ist die Optimierung für mobile Geräte, da immer mehr User – vor allem im B2C-Bereich – Mails auf dem Smartphone oder Tablet öffnen. Nutzt den Pre-Header, um mobile Leser zum Öffnen zu bewegen.

Außerdem solltet ihr eure E-Mailings als Multipart versenden. Eure Adressaten können dann selbst entscheiden, ob sie die HTML- oder aber die reine Text-Version lesen möchten.

 

Regel 7: Testen, Lernen und Optimieren

So, das meiste habt ihr geschafft, wenn ihr an diesen Punkt angekommen seid. Glückwunsch.

Trotzdem ist diese Regel extrem wichtig, denn jetzt könnt ihr beweisen, wie professionell und ernsthaft ihr wirklich arbeitet. Das Mailing ist vorbereitet, der Termin zur Aussendung steht an. Bevor ihr jetzt aber den roten Knopf drückt und euer E-Mailing an tausende Empfänger geht, macht noch einmal einen Zwischenschritt: Testet, ob die Absenderadresse und der Betreff korrekt sind. Macht einen Testversand an eure eigene E-Mail-Adresse und kontrolliert den Inhalt nach dem Vier-Augen-Prinzip. Stellt sicher, dass ihr alle möglichen Fehler aus dem Text entfernt habt, das alle Bilder in den verschiedenen Formaten richtig dargestellt werden, prüft Links und mögliche Landingpages. Erst wenn ihr euch einhundertprozentig sicher seid, dass euer Mailing perfekt ist, versendet es. Sonst kann es schnell peinlich werden…

Darüber hinaus sollte euer jeweiliges Versandsystem in der Lage sein, wichtige Kennzahlen zu tracken und auszuwerten. Schließlich sollte euch interessieren, ob eure E-Mailings geöffnet, gelesen oder gelöscht werden und welche Zusammenhänge es zwischen den einzelnen Optionen gibt. Außerdem müsst ihr die Bounce-Raten im Auge behalten und gegebenfalls gegensteuern.

Wertet die erfassten Daten nach jedem Versand gründlich aus und gleicht sie mit euren zuvor definierten Zielen ab. Lernt aus Fehlern sowie Erfolgen und verbessert euer E-Mail-Marketing immer weiter. Dann erreicht ihr – wie am Anfang des Textes versprochen – kosteneffizient und mit wenig Personalaufwand eure Zielgruppen erfolgreich.

 

(Beitragsbildquelle: Keepsmiling4u / Shutterstock)